5 trucs à connaitre pour sa compta en voyage

La comptabilité c’est un peu le nerf de la guerre (enfin du voyage), sans compta on ne peut pas facturer ou encaisser de chèque, donc on ne peut pas travailler, c’est aussi simple que ça. Comme nous partons pendant 6 mois et que nous continuerons à travailler, il faudra donc entretenir notre comptabilité pendant cette période. Il s’agit ici de conseils pour des personnes en SARL ou EURL mais ces conseils s’appliquent aussi pour les auto-entrepreneurs, les freelances de la maison des artistes ou tout autre statut. Voici donc les 5 choses essentielles à mettre en place avant ou pendant votre voyage pour facturer tranquillement :)

> Votre bilan

Il tombe pendant votre voyage ? Préparez en amont vos classeurs de comptabilité pour qu’ils soient le plus à jour possible, checkez vos relevés de compte pour vous assurer que vous aurez un minimum d’erreurs et voyez avec votre comptable s’il est possible de mettre en place, pendant votre absence, un logiciel pour suivre votre compta. En effet, de plus en plus de cabinets proposent des outils en ligne qui vous permettent à distance de scanner vos frais, vos factures et autres documents et qui arrivent directement chez le comptable. Pour les autres, ayez une personne de confiance en France qui pourra garder tous vos papiers pendant votre absence. Ainsi, vous pouvez lui envoyer au fur et mesure les factures/frais manquant à votre bilan pour qu’il les envoie à votre comptable.

Si votre bilan est juste avant votre départ, c’est parfait, vous n’avez qu’à rendre tous vos papiers à votre comptable avant de partir. Vous n’aurez qu’à payer, après le bilan, l’impôt sur les sociétés et la TVA en cours, mais ces deux impôts peuvent être réglés par télépaiement. Aucun souci à distance !

Si votre bilan est à votre retour, vous n’aurez plus qu’à tout régler dès votre arrivée et à garder précieusement toutes vos factures pendant votre voyage. Soyez organisé…

> L’encaissement de vos chèques

On a beau dire aux gens qu’un virement est beaucoup plus simple à gérer pour nous, beaucoup nous font des chèques. Ces chèques, il faut donc pouvoir les encaisser en France sans problème. Deux solutions s’offrent à vous : soit une personne de confiance, à qui vous avez fait un transfert de courrier, vous encaisse les chèques, soit c’est votre comptable qui le fait pour vous. Dans les deux cas malheureusement, vous ne pourrez pas faire grand chose depuis l’étranger… Des sociétés s’occupent de gérer l’externalisation du courrier, ce qui peut être une bonne option pour vous si vous partez sur le long terme. Renseignez-vous pour connaitre les tarifs qu’ils pratiquent.

> Payer un prestataire/fournisseur/collègue

Un seul mot : virement ! Préférez dans tous les cas le virement qui sera simple à gérer pour vous à distance, sans besoin de demander à une tiers personne de faire le chèque ou sans devoir envoyer un courrier depuis l’étranger. Le virement est l’ami du nomade :) Faites attention toutefois dans certaines banques vous aurez besoin d’une petite carte (type bataille navale) pour donner un code secret avant le virement, pensez à scanner cette petite carte avant votre départ, sinon vous serez bien embêté ! Pour d’autre, il faut configurer un numéro de téléphone pour être appelé par votre banque et confirmer le virement.

> Régler ses impôts, TVA et autres taxes

Là aussi le virement peut être votre ami, en effet vous pouvez désormais payer sur le site internet des impôts votre dû. Par contre, il faut savoir que vous aurez besoin du numéro de référence qui est sur le courrier que vous recevrez des impôts (oui tout n’est pas aussi simple…). Il faut donc qu’une personne en France vous transmette ce numéro. Pour le moment, nous n’avons pas trouvé d’autres solutions, donc si vous en avez :))

> Facturer ses clients

Il faut impérativement que vous ayez un logiciel/outil en ligne pour gérer votre comptabilité, cela a de nombreux avantages et notamment le gain de temps. Sur des interfaces en ligne, vous pouvez créer le template de vos devis et factures, ainsi une fois ce travail fait vous êtes tranquille pour faire votre compta rapidement. Il ne reste plus qu’à entrer le nom du client, le prix et la prestation et tout le reste se gère en automatique. Certains outils peuvent même se charger d’envoyer  à votre place un mail à votre client pour le prévenir qu’il a reçu une facture de votre part  ou le relancer en cas de paiement en retard (type ZOHO).

 

En partant à l’étranger pour quelques mois, il y a de nombreuses choses auxquelles il faut penser, notamment car il ne s’agit pas d’une expatriation définitive. Vous devez donc vous assurez que tout roulera pendant votre absence sans pour autant faire des changements définitifs. Par contre, c’est sûrement le bon moment pour commencer à payer vos impôts par internet (que ce soit vos impôts perso ou pro) et mettre en place des prélèvements automatiques pour les cotisations, utiliser un outil de gestion comptable à distance ou encore privilégier le virement, tout ceci sera d’un grand secours à votre retour en France aussi !

Avez-vous des trucs et astuces à nous donner pour la comptabilité à distance ?

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bu
1ère soirée de départ…

Merci à tous ceux qui ont pu venir hier soir boire un dernier verre de vin, manger de la charcuterie...

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