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5 trucs à connaitre pour sa compta en voyage

La comptabilité c’est un peu le nerf de la guerre (enfin du voyage), sans compta on ne peut pas facturer ou encaisser de chèque, donc on ne peut pas travailler, c’est aussi simple que ça. Comme nous partons pendant 6 mois et que nous continuerons à travailler, il faudra donc entretenir notre comptabilité pendant cette période. Il s’agit ici de conseils pour des personnes en SARL ou EURL mais ces conseils s’appliquent aussi pour les auto-entrepreneurs, les freelances de la maison des artistes ou tout autre statut. Voici donc les 5 choses essentielles à mettre en place avant ou pendant votre voyage pour facturer tranquillement :)

> Votre bilan

Il tombe pendant votre voyage ? Préparez en amont vos classeurs de comptabilité pour qu’ils soient le plus à jour possible, checkez vos relevés de compte pour vous assurer que vous aurez un minimum d’erreurs et voyez avec votre comptable s’il est possible de mettre en place, pendant votre absence, un logiciel pour suivre votre compta. En effet, de plus en plus de cabinets proposent des outils en ligne qui vous permettent à distance de scanner vos frais, vos factures et autres documents et qui arrivent directement chez le comptable. Pour les autres, ayez une personne de confiance en France qui pourra garder tous vos papiers pendant votre absence. Ainsi, vous pouvez lui envoyer au fur et mesure les factures/frais manquant à votre bilan pour qu’il les envoie à votre comptable.

Si votre bilan est juste avant votre départ, c’est parfait, vous n’avez qu’à rendre tous vos papiers à votre comptable avant de partir. Vous n’aurez qu’à payer, après le bilan, l’impôt sur les sociétés et la TVA en cours, mais ces deux impôts peuvent être réglés par télépaiement. Aucun souci à distance !

Si votre bilan est à votre retour, vous n’aurez plus qu’à tout régler dès votre arrivée et à garder précieusement toutes vos factures pendant votre voyage. Soyez organisé…

> L’encaissement de vos chèques

On a beau dire aux gens qu’un virement est beaucoup plus simple à gérer pour nous, beaucoup nous font des chèques. Ces chèques, il faut donc pouvoir les encaisser en France sans problème. Deux solutions s’offrent à vous : soit une personne de confiance, à qui vous avez fait un transfert de courrier, vous encaisse les chèques, soit c’est votre comptable qui le fait pour vous. Dans les deux cas malheureusement, vous ne pourrez pas faire grand chose depuis l’étranger… Des sociétés s’occupent de gérer l’externalisation du courrier, ce qui peut être une bonne option pour vous si vous partez sur le long terme. Renseignez-vous pour connaitre les tarifs qu’ils pratiquent.

> Payer un prestataire/fournisseur/collègue

Un seul mot : virement ! Préférez dans tous les cas le virement qui sera simple à gérer pour vous à distance, sans besoin de demander à une tiers personne de faire le chèque ou sans devoir envoyer un courrier depuis l’étranger. Le virement est l’ami du nomade :) Faites attention toutefois dans certaines banques vous aurez besoin d’une petite carte (type bataille navale) pour donner un code secret avant le virement, pensez à scanner cette petite carte avant votre départ, sinon vous serez bien embêté ! Pour d’autre, il faut configurer un numéro de téléphone pour être appelé par votre banque et confirmer le virement.

> Régler ses impôts, TVA et autres taxes

Là aussi le virement peut être votre ami, en effet vous pouvez désormais payer sur le site internet des impôts votre dû. Par contre, il faut savoir que vous aurez besoin du numéro de référence qui est sur le courrier que vous recevrez des impôts (oui tout n’est pas aussi simple…). Il faut donc qu’une personne en France vous transmette ce numéro. Pour le moment, nous n’avons pas trouvé d’autres solutions, donc si vous en avez :))

> Facturer ses clients

Il faut impérativement que vous ayez un logiciel/outil en ligne pour gérer votre comptabilité, cela a de nombreux avantages et notamment le gain de temps. Sur des interfaces en ligne, vous pouvez créer le template de vos devis et factures, ainsi une fois ce travail fait vous êtes tranquille pour faire votre compta rapidement. Il ne reste plus qu’à entrer le nom du client, le prix et la prestation et tout le reste se gère en automatique. Certains outils peuvent même se charger d’envoyer  à votre place un mail à votre client pour le prévenir qu’il a reçu une facture de votre part  ou le relancer en cas de paiement en retard (type ZOHO).

 

En partant à l’étranger pour quelques mois, il y a de nombreuses choses auxquelles il faut penser, notamment car il ne s’agit pas d’une expatriation définitive. Vous devez donc vous assurez que tout roulera pendant votre absence sans pour autant faire des changements définitifs. Par contre, c’est sûrement le bon moment pour commencer à payer vos impôts par internet (que ce soit vos impôts perso ou pro) et mettre en place des prélèvements automatiques pour les cotisations, utiliser un outil de gestion comptable à distance ou encore privilégier le virement, tout ceci sera d’un grand secours à votre retour en France aussi !

Avez-vous des trucs et astuces à nous donner pour la comptabilité à distance ?

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Le télétravail, parlons-en !

Quand on vous dit qu'on travaille de partout... Vincent dans un hôtel à Krabi (Thailande)

Oui parlons-en car je vois de plus en plus d’études, d’articles, de dossiers thématiques sur cette façon de travailler qui commence, mine de rien, à faire son bout de chemin en France. Car si dans les pays anglophones et scandinaves, cette pratique est largement répandue et plébiscitée par les entreprises, en France en 2005 seuls 8% des salariés français la pratiquaient. Heureusement, ce chiffre est passé à 17% en 2011 (source LBMG Worklabs 2011), une tendance qui ne fait qu’augmenter.

 

C’est quoi le télétravail exactement ?

Non, vous n’allez pas regarder la télé en travaillant, faut pas pousser… Et non, vous ne travaillerez pas par télépathie, ça ne marchera pas… En fait, en 2002, le Conseil européen a défini le télétravail comme “une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information, dans le cadre d’un contrat ou d’une relation d’emploi, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière”.

A partir de cette définition vous pouvez donc en déduire que le télétravail, ou travail à domicile, est une façon d’être salarié mais depuis chez soi, en plein temps ou en temps partagé, selon ce que vous aurez conclu avec votre entreprise.

Pourquoi le télétravail est intéressant pour vous ?

Gagner en autonomie, répartir son travail différemment ou encore être plus productif sont les avantages souvent décrits par les nouveaux télétravailleurs. Sachez qu’en open space, on peut être dérangé près de 150 fois par jour en moyenne, donc travailler chez soi permet d’être plus concentré et donc plus efficace. De plus, dans notre démarche de répartir notre travail autrement pour mettre ce temps gagné au profit d’autre chose (les voyages par exemple), vous commencerez à créer une nouvelle dynamique dans votre travail. Ainsi, en proposant le télétravail à votre entreprise, même 1 jour par semaine vous commencez un premier pas vers le nomadisme, pensez-y !

Pourquoi le télétravail est un premier pas vers le nomadisme ?

Si si, Vincent a vraiment porté un livre sur Ruby on Rails pendant 3 semaines dans son sac...

Le télétravail est une façon de travailler en dehors de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez négocier de travailler de chez vous en étant disponible aux mêmes heures de bureau, pour ne pas freiner les équipes en interne. Cela vous fait gagner du temps en déplacement si vous êtes loin de votre bureau, mais surtout cela vous permettra de vous ouvrir à un autre réseau : celui des indépendants.

En effet, en travaillant en tant que télétravailleur, vous devez vous organiser comme un nomade et avoir toujours à votre disposition : un ordinateur, une connexion internet et un téléphone portable (ou alors un numéro d’appel type Skype). D’ailleurs beaucoup de télétravailleurs ne restent pas chez eux et profitent de toutes les structures qui sont à leur disposition comme les coworking spaces, les Jelly(s), les bureaux partagés, les cafés wifi et autres, pour partager leurs expériences ou juste un café avec d’autres… Commencez déjà à mettre en place votre future vie nomade en testant vos besoins et vos possibilités grâce au télétravail.

Au bout de quelques temps, soit cette option vous ira parfaitement, soit vous aurez envie de plus de liberté, il sera alors temps de passer à l’entrepreneuriat nomade :) Et nous serons là pour vous guider, ne vous inquiétez pas !

 

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Préparatifs

Dans notre check-list, il y a…

Dans moins de deux mois nous serons repartis, je n’arrive pas du tout à réaliser. C’est fou, régulièrement, je me dis que la prochaine fois qu’on partira avec un sac sur le dos, ce sera pour ne revenir qu’en septembre, c’est un mélange d’adrénaline, de stress et de joie ! Bref, d’ici là vous imaginez bien que nous avons du pain sur la planche et les choses à faire se multiplient au fur et à  mesure que la date arrive… Voici un petit aperçu de ce qu’il y a de noté sur notre liste, cela pourra peut-être vous aider à vous préparer de votre côté !

 

Administratif

  • Mettre en place une procuration de vote pour les prochaines élections (attention il faut que la personne mandatée habite dans la même ville que vous). Cette demande se fait auprès du commissariat de police de votre ville.
  • Demander le permis international, car en 6 mois cela peut servir ! Nous pouvons avoir envie/besoin de louer une voiture et ce serait dommage de ne pas avoir le permis avec nous.
  • Appeler sa mutuelle et la sécurité sociale pour savoir comment cela se passe si vous êtes hospitalisé ailleurs qu’en Europe, selon les cas vous pourrez être remboursé en partie (mais c’est un peu au cas par cas donc à voir de votre côté).
  • Prendre une assurance voyage, vous êtes couvert les 3 premiers mois si vous avez une carte Gold ou Visa Premier, mais les autres mois nécessiteront une assurance.
  • Mettre en place un changement d’adresse PRO et PERSO pendant vos 6 mois d’absence ou avoir quelqu’un de confiance pour récupérer son courrier. Dans notre cas, ce sera la redirection d’adresse pendant 6 mois.
  • Baisser l’assurance de sa voiture, quand on sait qu’on ne va pas l’utiliser pendant 6 mois. Nous venons de le faire et économisons chacun près de 20 euros par mois…
  • Baisser voire stopper son abonnement téléphonique (ou passer chez Free^^) car vous avez peu de chance de pouvoir l’utiliser à l’étranger et le plus rentable sera de prendre des cartes sim locales. De plus, sachez que vous pouvez obtenir de votre opérateur de garder votre numéro sans forfait (environ 3 euros chez Orange, 2 euros chez Free…).

Société

  • Mettre en place une procuration sur les comptes bancaires de votre société à une personne de confiance (associé, comptable, famille…) car n’oubliez pas que pendant votre absence, même si vous vous les avez oublié, le Trésor Public et l’Urssaf eux vous gardent à l’oeil !
  • Scanner un maximum de papier dont vous pourrez avoir besoin pendant votre déplacement.
  • Faire le point avec son comptable et le prévenir de son absence, vous pouvez, de plus, mettre en place des télépaiements pour les impôts et la TVA qui seront gérés par votre comptable.
  • Avoir une personne de confiance qui pourra gérer en cas de problème votre société, ne serait-ce que pour aller chez le comptable s’il y a des papiers à déposer ou si votre bilan tombe en plein pendant votre départ.

Perso

  • Prendre rdv avec le dentiste et les médecins divers et variés pour s’assurer de partir en bonne santé et ne pas être obligé de faire soigner une carie au milieu de la pampa !
  • Etablir un pseudo itinéraire (enfin pour nous) et essayer de s’y tenir (enfin c’est pas gagné).
  • Contacter en amont toutes les personnes que vous pourrez voir sur place et leur indiquer vos dates d’arrivée.
  • Déménager si besoin ou donner ses clés à quelqu’un qui pourra venir vérifier l’appartement régulièrement.
  • Prévoir une fête de départ :)

 

On a oublié quelque chose ? Ah oui s’assurer que les visas pourront bien être pris dans le pays juste avant, prendre ses billets de train pour aller jusqu’à Paris et bien d’autres choses encore…pffffffffffiouuuu

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Vincent a testé et approuvé le “standing desk”

Il manque encore l'écran sur l'étagère du haut, il est commandé, il arrive !

Connaissez-vous Fredrik et Ingolf ? Deux amis suédois ? Les créateurs des Krisproll’s ? Pas tout à fait, en fait il s’agit du nom de la nouvelle chaise et du nouveau bureau de Vincent. Bureau perché s’il vous plait !

Après avoir testé pendant plusieurs semaines le bar de la cuisine, Vincent s’est décidé a acheté un vrai bureau perché, convaincu de son efficacité sur la posture au travail et sur un mieux-être général. C’est à la suite d’un article sur Life Hacker ” Why and how i switched to a standing desk” qu’il a eu l’idée de tester en vrai les pratiques mises en place même au sein de fameuses entreprises de la Silicon Valley (Google et Facebook en tête).

D’où viennent ces “standing desks” ?

Déjà très populaire au 19ème siècle, le bureau perché était notamment utilisé par les employés dans les bureaux partagés, contrairement aux directeurs qui avaient des bureaux seuls et assis. Délaissés au fil du temps, car jugés trop fatiguant, les bureaux en hauteur se sont au fil du temps transformés en bureaux assis pour tous. Pourtant, à l’époque des écrivains comme Charles Dickens et Ernest Hemigway avaient adopté ce bureau, convaincus que cela faisait mieux circuler l’énergie et donc la créativité. Le retour de ces standing desks seraient donc du, en partie, au fait que de nouvelles études auraient jugé les bureaux en hauteur finalement beaucoup plus adaptés à nos postures de travail. Ils limiteraient notamment les problèmes de dos !

Pourquoi un bureau en hauteur c’est mieux ?

Ernest Hemingway et son bureau perché

On passe près de 50 heures par semaine derrière notre bureau, assis devant l’ordinateur, entre le travail et le surf sur internet en complément. Résultat notre corps et surtout notre dos sont mis à rude épreuve pendant ce temps. Pour limiter ces TMS (Troubles Musculo Squelettiques tels que mal au cou, à la nuque, douleurs lombaires ou dorsale), il faut un mobilier adapté et changer de postures : travailler assis, assis-debout ou debout, car mal installés, nous nous plions, nous contorsionnons pour au final finir chez l’ostéopathe du coin. Rester assis de longues heures augmenterait notamment les risques sur la santé et l’obésité, à en croire les recherches récentes sur le sujet. La plupart des personnes ayant testé et approuvé les bureaux en hauteur se disent plus dynamiques et réactifs, car déjà “sur leurs pieds” prêts à bondir :) Bien entendu en cas de fatigue des jambes, une chaise en hauteur vous permet de vous reposer et de vous assoir pour quelques instants, pour mieux repartir ensuite. Vous pouvez retrouver en illustration tous les méfaits de rester assis derrière son bureau sur le site américain de medicalbillingandcoding.org. Il paraitrait que celui qui bouge réfléchis mieux, ainsi de nombreuses entreprises réfléchissent à ce changement qui a déjà gagné pas mal d’entreprises Scandinaves.

Et vous, ça vous tente ?

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Thailande

La Thaïlande, le test grandeur nature

Dans quasiment 1 mois, nous partons en Thaïlande pendant 3 semaines. Au départ, ces billets ont été pris pour nos vacances annuelles, sauf que changement de projet oblige, nous avons décidé de les utiliser comme test avant le grand départ. Un bon moyen de savoir comment nous allons nous organiser sur place et si ce que nous emporterons sera suffisant ou de trop, afin d’ajuster le tout avant mars.

Oui j’aurai préféré partir 3 semaines sans vous donner de nouvelles, en adoptant le mode “en vacances j’oublie tout, plus rien à faire du tout” mais bon, il faut savoir faire des sacrifices parfois. Etre indépendant, c’est aussi savoir s’adapter et puis de toutes façons j’ai rarement réussi à décrocher pendant mes vacances et Vincent aussi… La raison est simple, si pendant 3 semaines tu te coupes du monde (et donc de tes clients), tu ne travailles pas, donc tu ne gagnes rien. Jusque là ça se tient. Alors, quand tu sais que l’année prochaine tu as un gros projet nommé Buzz Trotter qui va te faire partir pendant 6 mois, tu te dis que travailler pendant ces 3 semaines thaïlandaises ça ne sera pas du superflu…

Pendant ces 3 semaines de test :

– nous ferons la rencontre de Cody Mc Kibben, créateur du blog Thrilling Heroics pour l’interviewer.

– nous tenterons de croiser une autre initiative de Tour d’Asie “Notre Grain d’Asie” dont le but est d’aider bénévolement quelques associations locales.

– nous travaillerons dans une cahute, sur une plage, avec un cocktail, le tout au soleil (ça c’est pour vous faire baver)

– nous essayerons de débusquer des coworking spaces pour savoir comment cela se passe là bas.

– nous découvrirons tant que nous pourrons le pays, notemment grâce vos nombreux conseils !

Et si vous êtes dans le coin au mois de décembre, surtout tenez-nous au courant ce sera l’occasion de se croiser !

Stay tuned comme disent les anglophones, car mon anglais est désormais un peu meilleur :)